الوحدة 9: الصيغ والدوال في Excel 2016

1. مقدمة

تُعد الصيغ (Formulas) والدوال (Functions) هي القلب النابض لبرنامج Microsoft Excel، فهي التي تمنحه قوته الحقيقية في معالجة البيانات وتحليلها. بدون الصيغ والدوال، سيكون Excel مجرد جدول عادي لتخزين البيانات.

باستخدام الصيغ والدوال، يمكنك تحويل جداولك إلى أدوات ذكية قادرة على:

• أداء العمليات الحسابية: مثل الجمع، الطرح، الضرب، والقسمة على كميات كبيرة من البيانات بسرعة ودقة.
• تحليل البيانات: استخلاص معلومات قيمة من البيانات الخام، مثل حساب المتوسطات، إيجاد القيم القصوى والدنيا، أو تطبيق شروط منطقية.
• تسريع العمل وتقليل الأخطاء اليدوية: بمجرد كتابة الصيغة أو الدالة مرة واحدة، يمكن تطبيقها على آلاف الخلايا تلقائيًا، مما يوفر وقتًا وجهدًا كبيرين ويقلل من احتمالية الأخطاء البشرية.

2. التعامل مع الصيغ (Formulas)

الصيغة (Formula) هي تعبير رياضي أو منطقي تقوم بكتابته بنفسك في خلية Excel لأداء عملية حسابية أو معالجة بيانات.

مكونات الصيغة الأساسية:

• بداية كل صيغة بعلامة (=): يجب أن تبدأ كل صيغة في Excel بعلامة يساوي =. هذه العلامة تُخبر Excel بأن المحتوى التالي في الخلية هو صيغة وليست مجرد نص أو رقم.
• استخدام مراجع الخلايا: بدلاً من كتابة الأرقام مباشرةً، تُستخدم مراجع الخلايا (مثل A1، B2) في الصيغ. هذا يجعل الصيغ ديناميكية؛ فعندما تتغير القيم في الخلايا المشار إليها، تتغير نتيجة الصيغة تلقائيًا.
• العوامل الرياضية (Mathematical Operators): تُستخدم لإجراء العمليات الحسابية:
  • + : للجمع (Addition)
  • - : للطرح (Subtraction)
  • * : للضرب (Multiplication)
  • / : للقسمة (Division)
  • ^ : للأس (Exponentiation)

أمثلة على الصيغ:

• =A1+B1 : لجمع القيم الموجودة في الخليتين A1 و B1.
• =C3*D4 : لضرب القيم الموجودة في الخليتين C3 و D4.
• =E5/2 : لقسمة القيمة الموجودة في الخلية E5 على 2.
• =(F2+G2)*H2 : لجمع قيم F2 و G2 أولاً، ثم ضرب الناتج في H2 (تُستخدم الأقواس لتحديد أولوية العمليات).

الشكل 1: خلية تحتوي على صيغة مع إبراز الخلايا المرتبطة

3. مراجع الخلايا (Cell References)

تُعد مراجع الخلايا حجر الزاوية في بناء الصيغ الفعالة في Excel. فهم كيفية عملها، خاصة عند نسخ الصيغ، أمر بالغ الأهمية. هناك ثلاثة أنواع رئيسية من مراجع الخلايا:

• المرجع النسبي (Relative Reference):

  هو النوع الافتراضي للمرجع في Excel. عند نسخ صيغة تحتوي على مراجع نسبية إلى خلايا أخرى، تتغير مراجع الخلايا تلقائيًا بناءً على الموضع الجديد. هذا مفيد جدًا لتطبيق نفس العملية الحسابية على صفوف أو أعمدة متعددة.

  • مثال: إذا كانت الخلية C1 تحتوي على الصيغة =A1+B1، وعند سحب هذه الصيغة إلى الخلية C2، ستتغير الصيغة تلقائيًا إلى =A2+B2.
• المرجع المطلق (Absolute Reference):

  يظل المرجع المطلق ثابتًا ولا يتغير عند نسخ الصيغة إلى خلايا أخرى. يُستخدم رمز الدولار $ قبل حرف العمود ورقم الصف لجعل المرجع مطلقًا.

  • مثال: إذا كانت الخلية C1 تحتوي على الصيغة =$A$1+$B$1، وعند سحب هذه الصيغة إلى الخلية C2، ستبقى الصيغة كما هي =$A$1+$B$1.
  • مثال عملي: حساب ضريبة مضافة بنسبة ثابتة موجودة في خلية واحدة (مثل E1). في هذه الحالة، يجب أن يكون مرجع الخلية E1 مطلقًا ($E$1) لضمان أن جميع الحسابات تشير دائمًا إلى نفس نسبة الضريبة، حتى عند نسخ الصيغة إلى خلايا أخرى.
• المرجع المختلط (Mixed Reference):

  يجمع بين المرجع النسبي والمطلق، حيث يكون جزء من المرجع ثابتًا والجزء الآخر نسبيًا. يُستخدم رمز الدولار $ قبل حرف العمود أو رقم الصف فقط.

  • مثال:
    • =$A1 : يثبت العمود A ويجعل الصف نسبيًا (يتغير الصف عند السحب لأسفل، ولا يتغير العمود عند السحب لليمين/اليسار).
    • =A$1 : يثبت الصف 1 ويجعل العمود نسبيًا (يتغير العمود عند السحب لليمين/اليسار، ولا يتغير الصف عند السحب لأسفل).

4. التعامل مع الدوال (Functions)

الدوال (Functions) هي صيغ جاهزة ومُعدة مسبقًا في Excel تُستخدم لتنفيذ عمليات حسابية أو منطقية محددة. بدلاً من كتابة صيغة طويلة ومعقدة، يمكنك ببساطة استخدام دالة جاهزة.

بنية الدالة:

تُكتب الدوال دائمًا على النحو التالي:

=FunctionName(arguments)

• = : علامة البدء (كما هو الحال في الصيغ).
• FunctionName : اسم الدالة (مثل SUM, AVERAGE, IF).
• (arguments) : الوسيطات (Arguments) وهي القيم أو مراجع الخلايا التي تحتاجها الدالة لإجراء عمليتها، وتوضع بين قوسين وتُفصل بفاصلة (أو فاصلة منقوطة حسب إعدادات النظام).

أمثلة على الدوال المهمة والشائعة: