الوحدة 8: برنامج Excel 2016 – الأساسيات

1. مقدمة

يُعد برنامج Microsoft Excel أحد أهم وأقوى برامج الجداول الإلكترونية، وهو جزء أساسي من حزمة Microsoft Office. يُستخدم Excel على نطاق واسع في مختلف المجالات، سواء في الشركات، المؤسسات التعليمية، أو حتى للاستخدام الشخصي، وذلك لقدرته الفائقة على:

• تنظيم البيانات: في شكل جداول منظمة من الصفوف والأعمدة.
• إجراء العمليات الحسابية: تنفيذ عمليات حسابية معقدة باستخدام الصيغ والدوال.
• تحليل البيانات: تحويل البيانات الخام إلى معلومات ذات معنى من خلال الفرز، التصفية، وإنشاء الرسوم البيانية.
• إنشاء التقارير: تصميم تقارير مالية، إحصائية، أو أي تقارير تعتمد على البيانات الرقمية.

2. البداية مع Excel

عند فتح برنامج Excel 2016، ستظهر لك واجهة المستخدم (User Interface) التي تُمكنك من التفاعل مع البرنامج بكفاءة.

واجهة المستخدم الرئيسية:

• الشريط العلوي (Ribbon): يقع في أعلى النافذة، ويحتوي على تبويبات (مثل "ملف"، "الشريط الرئيسي"، "إدراج"، "صيغ")، وكل تبويب يضم مجموعات من الأدوات والأوامر ذات الصلة.
• شريط الصيغة (Formula Bar): يقع أسفل الشريط العلوي، ويعرض محتوى الخلية المحددة (سواء كانت بيانات نصية أو رقمية أو صيغة). يُستخدم أيضًا لإدخال أو تعديل الصيغ والدوال.
• أوراق العمل (Worksheets): هي المساحة الرئيسية التي تعمل عليها في Excel، وتتكون من شبكة كبيرة من الأعمدة والصفوف المتقاطعة لتكوين الخلايا. يمكن أن يحتوي المصنف الواحد على ورقة عمل واحدة أو أكثر.
• رؤوس الأعمدة والصفوف (Column and Row Headers): الأحرف (A, B, C, ...) تمثل رؤوس الأعمدة، والأرقام (1, 2, 3, ...) تمثل رؤوس الصفوف.

كيفية البدء:

• فتح البرنامج: يمكنك فتح Excel من قائمة "ابدأ" في Windows.
• إنشاء مصنف جديد: عند فتح Excel، يمكنك اختيار "مصنف فارغ" (Blank Workbook) للبدء من الصفر، أو اختيار أحد "القوالب الجاهزة" (Templates) التي توفرها Microsoft لأغراض محددة (مثل الميزانيات، التقويمات).

الشكل 1: واجهة برنامج Microsoft Excel 2016

3. المصنفات (Workbooks)

المصنف (Workbook) هو ملف Excel الأساسي. يمكن تخيله ككتاب يحتوي على صفحات متعددة، حيث كل صفحة تمثل ورقة عمل (Worksheet).

• تعريف المصنف: هو ملف Excel الذي تقوم بإنشائه وحفظه، ويحمل الامتداد الافتراضي .xlsx.
• فتح مصنف: من تبويب "ملف" (File) > "فتح" (Open)، ثم استعرض للوصول إلى المصنف المطلوب.
• حفظ مصنف:
  • الحفظ السريع (Save): Ctrl + S أو أيقونة الحفظ في شريط الوصول السريع. إذا كان المصنف جديدًا، سيطلب منك تحديد الاسم والموقع.
  • حفظ باسم (Save As): من تبويب "ملف" (File) > "حفظ باسم" (Save As). يُستخدم لحفظ نسخة جديدة من المصنف باسم مختلف، أو في موقع مختلف، أو بصيغة ملف مختلفة.
• إعادة تسمية مصنف: يتم ذلك من خلال خيار "حفظ باسم" أو عن طريق إعادة تسمية الملف مباشرةً من مستكشف الملفات في Windows بعد إغلاق المصنف في Excel.
• إغلاق مصنف: من تبويب "ملف" (File) > "إغلاق" (Close)، أو بالنقر على X في الزاوية العلوية اليمنى من نافذة المصنف (إذا كانت نافذة Excel مفتوحة).
• صيغ الملفات الشائعة:
  • .xlsx: الامتداد الافتراضي لمصنفات Excel الحديثة (منذ Excel 2007).
  • .xls: الامتداد للمصنفات القديمة (Excel 97-2003).
  • .csv: (Comma Separated Values) ملف نصي بسيط تُفصل فيه القيم بفاصلات، يُستخدم لتبادل البيانات بين البرامج المختلفة.

4. أوراق العمل (Worksheets)

ورقة العمل (Worksheet) هي الشبكة الأساسية التي تعمل عليها في Excel، وتتكون من صفوف وأعمدة. يمكنك إضافة عدة أوراق عمل داخل المصنف الواحد لتنظيم بياناتك بشكل أفضل.

• إضافة ورقة عمل جديدة: انقر على علامة + الموجودة بجانب علامات تبويب أوراق العمل في أسفل النافذة.
• حذف ورقة عمل: انقر بزر الفأرة الأيمن على علامة تبويب الورقة التي تريد حذفها، ثم اختر "حذف" (Delete).
• إعادة ترتيب أوراق العمل: اسحب علامة تبويب الورقة إلى الموقع الجديد المطلوب في شريط علامات التبويب.
• إعادة تسمية ورقة عمل: انقر نقرًا مزدوجًا على علامة تبويب الورقة، أو انقر بزر الفأرة الأيمن واختر "إعادة تسمية" (Rename)، ثم اكتب الاسم الجديد.
• التنقل بين الأوراق: انقر على علامة تبويب الورقة المطلوبة في أسفل النافذة.
• استخدام الرموز اللونية (Tab Color): يمكنك النقر بزر الفأرة الأيمن على علامة تبويب الورقة واختيار "لون علامة التبويب" (Tab Color) لتلوينها، مما يساعد في تصنيف وتمييز أوراق العمل بصريًا.

الشكل 2: إدارة أوراق العمل في Excel

5. الأعمدة والصفوف

تُشكل الأعمدة والصفوف البنية الأساسية لورقة العمل في Excel.

• إدراج أعمدة/صفوف: انقر بزر الفأرة الأيمن على رأس العمود/الصف الذي تريد الإدراج قبله، ثم اختر "إدراج" (Insert).
• حذف أعمدة/صفوف: انقر بزر الفأرة الأيمن على رأس العمود/الصف الذي تريد حذفه، ثم اختر "حذف" (Delete).
• إخفاء/إظهار أعمدة/صفوف: انقر بزر الفأرة الأيمن على رأس العمود/الصف، ثم اختر "إخفاء" (Hide) أو "إظهار" (Unhide).
• تعديل حجم الأعمدة/الصفوف (Width/Height):
  • يدويًا: ضع مؤشر الفأرة بين رأسي عمودين أو صفين حتى يتغير شكله إلى سهم مزدوج، ثم اسحب لتعديل الحجم.
  • احتواء تلقائي (AutoFit): انقر نقرًا مزدوجًا على الخط الفاصل بين رأسي عمودين/صفين، أو انقر بزر الفأرة الأيمن على رأس العمود/الصف واختر "عرض العمود" (Column Width) أو "ارتفاع الصف" (Row Height) ثم "احتواء تلقائي".
• تجميد الصفوف/الأعمدة (Freeze Panes):

  هذه الميزة مفيدة جدًا عند التعامل مع جداول بيانات كبيرة. تسمح لك بتثبيت صفوف أو أعمدة معينة (مثل رؤوس الجداول) بحيث تظل مرئية حتى عند التمرير في بقية ورقة العمل. للوصول إليها: من تبويب "عرض" (View) > "تجميد الأجزاء" (Freeze Panes).

  مثال عملي: إذا كان لديك جدول بيانات يحتوي على أسماء موظفين في الصف الأول، يمكنك تجميد الصف الأول ليبقى مرئيًا دائمًا بينما تتصفح بيانات الموظفين في الصفوف السفلية.

6. الخلايا (Cells)

الخلية (Cell) هي الوحدة الأساسية في ورقة العمل، وهي نقطة تقاطع الصف مع العمود. كل البيانات التي تُدخلها في Excel تُخزن في الخلايا.

• تحديد الخلية: انقر مرة واحدة على الخلية لتحديدها. ستظهر حدود سميكة حولها.
• مرجع الخلية (Cell Reference): كل خلية لها عنوان فريد يتكون من حرف العمود ورقم الصف (مثال: A1، B5). يُعرض مرجع الخلية المحددة في مربع الاسم (Name Box) بجانب شريط الصيغة.
• كتابة البيانات في الخلية: انقر على الخلية ثم ابدأ بالكتابة، ثم اضغط Enter أو Tab أو انقر خارج الخلية.
• تحرير البيانات في الخلية:
  • انقر نقرًا مزدوجًا على الخلية.
  • أو حدد الخلية واضغط على F2.
  • أو حدد الخلية ثم انقر في شريط الصيغة لتعديل المحتوى.
• تنسيق الخلايا (Cell Formatting):

  يمكنك تغيير مظهر البيانات داخل الخلايا دون تغيير قيمتها الفعلية. من تبويب "الشريط الرئيسي" (Home) > مجموعة "رقم" (Number) و "خط" (Font) و "محاذاة" (Alignment)، يمكنك تطبيق:

  • تنسيقات الأرقام: عام، رقم، عملة، محاسبة، تاريخ، وقت، نسبة مئوية، كسر، علمي، نص.
  • تغيير الخط: النوع، الحجم، اللون، غامق، مائل، مسطر.
  • المحاذاة: يمين، يسار، وسط، أعلى، وسط، أسفل.
  • الحدود والتعبئة: إضافة حدود للخلايا وتلوين خلفيتها.

• دمج الخلايا (Merge Cells):

  لدمج خليتين أو أكثر في خلية واحدة كبيرة (مفيدة للعناوين). حدد الخلايا، ثم من تبويب "الشريط الرئيسي" (Home) > مجموعة "محاذاة" (Alignment)، انقر على "دمج وتوسيط" (Merge & Center).

الشكل 3: خلايا تحتوي على بيانات بتنسيقات متعددة

7. البحث والفرز والتعبئة

تُعد هذه الأدوات أساسية لإدارة البيانات الكبيرة وتحليلها بفعالية في Excel.

البحث (Find) 🔍:

للعثور على قيم محددة داخل ورقة العمل:

• اضغط Ctrl + F لفتح مربع "بحث واستبدال" (Find and Replace).
• اكتب القيمة التي تبحث عنها في حقل "بحث عن" (Find what).
• يمكنك أيضًا استخدام خيار "استبدال" (Replace) للعثور على قيمة واستبدالها بأخرى.

الفرز (Sort) 📊:

لترتيب البيانات في جدول بناءً على معيار معين (أبجديًا، رقميًا، تاريخيًا).

• حدد النطاق الذي يحتوي على البيانات التي تريد فرزها.
• من تبويب "بيانات" (Data)، انقر على "فرز" (Sort).
• يمكنك الفرز تصاعديًا (A-Z أو 0-9) أو تنازليًا (Z-A أو 9-0).
• الفرز المخصص (Custom Sort): يسمح لك بالفرز بناءً على أكثر من عمود واحد (مثال: فرز حسب القسم ثم حسب الاسم داخل كل قسم).

التعبئة التلقائية (AutoFill) 🧮:

ميزة قوية في Excel لنسخ البيانات أو الصيغ، أو لإنشاء تسلسلات بيانات تلقائيًا.

• نسخ البيانات/الصيغ:

  اكتب البيانات أو الصيغة في خلية. ضع مؤشر الفأرة على الزاوية السفلية اليمنى للخلية (مقبض التعبئة - Fill Handle) حتى يتغير شكله إلى علامة + سوداء رفيعة، ثم اسحب لأسفل أو لليمين لنسخ المحتوى.

• إنشاء تسلسلات:

  يمكن لـ Excel التعرف على الأنماط وإنشاء تسلسلات تلقائيًا:

  • الأرقام: اكتب 1 في خلية و 2 في الخلية التالية. حدد الخليتين، ثم اسحب مقبض التعبئة لإنشاء 3, 4, 5, ....
  • التواريخ: اكتب تاريخًا، ثم اسحب لإنشاء تسلسل الأيام أو الأشهر أو السنوات.
  • أيام الأسبوع/الأشهر: اكتب الاثنين في خلية، ثم اسحب لإنشاء الثلاثاء، الأربعاء، ....
  • القوائم المخصصة: يمكنك حتى إنشاء قوائمك المخصصة (مثل أسماء الأقسام) واستخدام التعبئة التلقائية.

الشكل 4: مثال على استخدام التعبئة التلقائية لإنشاء تسلسل أيام الأسبوع