الوحدة 11: التنسيق والطباعة في Excel 2016

1. مقدمة

تتناول هذه الوحدة الجوانب المتعلقة بـتجميل وتحسين مظهر البيانات في Excel، سواء كانت على الشاشة أو عند إعدادها للطباعة. لا يقتصر التنسيق على مجرد جعل البيانات تبدو أجمل، بل هو أداة قوية لـتحسين القراءة والتفسير. فمن خلال تطبيق التنسيقات المناسبة، يمكنك تسليط الضوء على المعلومات الهامة، وتسهيل فهم الأنماط والاتجاهات، وجعل جداول البيانات أكثر احترافية وجاذبية.

ستتعلم في هذه الوحدة كيفية استخدام أدوات التنسيق المختلفة لجعل بياناتك تتحدث بوضوح، بالإضافة إلى كيفية إعداد أوراق العمل بشكل صحيح لضمان طباعة ممتازة.

2. التنسيق

التنسيق (Formatting) في Excel يُشير إلى تغيير مظهر الخلايا ومحتوياتها دون تغيير القيم الفعلية. يُساعد التنسيق على تنظيم البيانات وتحسين قابليتها للقراءة.

أساسيات تنسيق النصوص والخلايا:

• حجم الخط ونوعه (Font Size and Type):

  اختيار خط مناسب وحجم خط واضح يُسهم في سهولة قراءة البيانات. يمكنك تغيير الخط وحجمه من مجموعة "خط" (Font) في تبويب "الشريط الرئيسي" (Home).

• الألوان (Colors):

  تلوين الخلفية (لون التعبئة - Fill Color) والنصوص (لون الخط - Font Color) لتسليط الضوء على بيانات معينة أو لتقسيم الجدول بصريًا.

• حدود الخلايا (Cell Borders):

  إضافة حدود للخلايا تُساعد في رسم الجداول بصريًا وتحديد نطاقات البيانات بوضوح. يمكنك اختيار أنواع مختلفة من الحدود (جميع الحدود، حدود خارجية، إلخ).

• محاذاة النص (Text Alignment):

  تحديد كيفية وضع النص داخل الخلية (لليسار، لليمين، توسيط، أعلى، وسط، أسفل). هذا يُحسن من مظهر الجدول ويسهل قراءته.

• دمج الخلايا (Merge Cells):

  لدمج خليتين أو أكثر في خلية واحدة كبيرة. هذه الميزة مفيدة جدًا للعناوين الرئيسية التي تمتد على عدة أعمدة أو لإنشاء رؤوس جداول مخصصة. يمكنك الوصول إليها من مجموعة "محاذاة" (Alignment) في تبويب "الشريط الرئيسي" (Home).

• تنسيقات الأرقام (Number Formats):

  تغيير طريقة عرض الأرقام (مثل العملة، النسبة المئوية، التاريخ، الوقت، الأرقام العشرية) دون تغيير القيمة الفعلية للرقم. هذه التنسيقات متوفرة في مجموعة "رقم" (Number) في تبويب "الشريط الرئيسي" (Home).

الشكل 1: جدول يظهر اختلاف التنسيقات المختلفة للخلايا

3. التنسيق الشرطي (Conditional Formatting)

التنسيق الشرطي (Conditional Formatting) هو ميزة قوية في Excel تسمح لك بـتطبيق تنسيقات خاصة على الخلايا تلقائيًا عندما تتحقق شروط معينة. هذه الأداة لا تُحسن من مظهر البيانات فحسب، بل تُعد أداة تحليل بصرية ممتازة.

يمكنك العثور على التنسيق الشرطي في تبويب "الشريط الرئيسي" (Home) > مجموعة "أنماط" (Styles).

أمثلة عملية على التنسيق الشرطي:

• تلوين القيم الأعلى/الأقل:

  يمكنك تلوين الخلايا التي تحتوي على قيم أعلى من رقم معين (مثلاً، تلوين المبيعات التي تجاوزت 1000 باللون الأخضر) أو أقل من رقم معين (مثلاً، إبراز القيم السالبة باللون الأحمر).

• قواعد أعلى/أسفل 10 عناصر:

  تسليط الضوء على أعلى 10% أو أقل 10% من القيم، أو أعلى/أقل 10 عناصر.

• أشرطة البيانات (Data Bars):

  إضافة أشرطة ملونة داخل الخلايا تُظهر حجم القيمة بالنسبة للقيم الأخرى في النطاق، مما يوفر تمثيلاً بصريًا سريعًا.

• مقاييس الألوان (Color Scales):

  تطبيق تدريج لوني على نطاق من الخلايا، حيث يتغير لون الخلية بناءً على قيمتها (مثلاً، من الأخضر للقيم العالية إلى الأحمر للقيم المنخفضة).

• مجموعات الأيقونات (Icon Sets):

  إضافة أيقونات (مثل الأسهم، الإشارات المرورية) إلى الخلايا لتمثيل القيم بناءً على قواعد معينة (مثلاً، سهم أخضر صاعد للنمو، سهم أحمر هابط للتراجع).

الاستخدامات الرئيسية للتنسيق الشرطي:

• المقارنة السريعة بين البيانات: يُمكنك من رؤية الفروقات والتشابهات بلمحة سريعة.
• كشف الأنماط أو القيم الخارجة عن المعدل: يُساعد في تحديد القيم الشاذة أو البيانات التي تحتاج إلى اهتمام خاص.
• تحليل الأداء: يُستخدم بشكل واسع في تقارير المبيعات، الأداء الأكاديمي، والمؤشرات المالية.

الشكل 2: جدول درجات الطلاب مع ألوان حسب مستوى الأداء باستخدام التنسيق الشرطي

4. إعدادات ورقة العمل (Page Setup)

قبل طباعة ورقة العمل، من الضروري إعداد الصفحة بشكل مناسب لضمان أن يظهر المستند المطبوع بالشكل المطلوب. تُمكنك إعدادات الصفحة من التحكم في كيفية ظهور البيانات على الورق.

يمكنك الوصول إلى إعدادات الصفحة من تبويب "تخطيط الصفحة" (Page Layout) في الشريط العلوي، أو من خلال "ملف" (File) > "طباعة" (Print) > "إعداد الصفحة" (Page Setup).

العناصر الرئيسية لإعدادات ورقة العمل:

• تحديد حجم الورقة (Paper Size):

  اختيار حجم الورق الذي ستتم الطباعة عليه (مثل A4، Letter، Legal). هذا يضمن أن المحتوى يتناسب مع حجم الورقة المتاحة.

• اختيار الاتجاه (Orientation):

  تحديد ما إذا كانت الورقة ستُطبع بشكل أفقي (Landscape) (أعرض من طولها) أو عمودي (Portrait) (أطول من عرضها). يعتمد الاختيار على طبيعة البيانات في جدولك.

• إعداد الهوامش (Margins):

  تحديد المسافات الفارغة حول حواف الصفحة (علوي، سفلي، أيمن، أيسر). يمكنك استخدام الهوامش الافتراضية أو تخصيصها لتناسب احتياجاتك.

• تكرار الصفوف أو الأعمدة أثناء الطباعة (Print Titles - Rows/Columns to repeat):

  هذه الميزة مهمة جدًا للجداول الكبيرة التي تمتد على عدة صفحات. تسمح لك بتكرار رؤوس الصفوف (مثل الصف الذي يحتوي على أسماء الأعمدة) أو رؤوس الأعمدة (مثل العمود الذي يحتوي على أسماء المنتجات) في كل صفحة مطبوعة. للوصول إليها: "تخطيط الصفحة" (Page Layout) > "طباعة العناوين" (Print Titles).

• ضبط حجم الطباعة (Scaling):

  يمكنك ضبط ورقة العمل لتناسب عدد معين من الصفحات (مثلاً، احتواء جميع الأعمدة في صفحة واحدة) أو لطباعة بنسبة مئوية معينة من الحجم الأصلي.

الشكل 3: واجهة نافذة إعداد الصفحة من قائمة File > Print > Page Setup

5. الطباعة

بعد إعداد ورقة العمل، تأتي خطوة الطباعة. Excel يوفر خيارات متعددة للتحكم في عملية الطباعة لضمان الحصول على أفضل نتيجة.

للوصول إلى خيارات الطباعة: من تبويب "ملف" (File) > "طباعة" (Print).

ما الذي يجب التحقق منه قبل الطباعة؟

• المعاينة قبل الطباعة (Print Preview):

  هذه خطوة حاسمة. تُظهر لك المعاينة كيف سيبدو المستند على الورق قبل الطباعة الفعلية. يمكنك رؤية الهوامش، الفواصل، وتأكد من أن جميع البيانات مرئية وتظهر بالشكل المطلوب. هذه الميزة تُوفر الحبر والورق.

• تحديد نطاق الطباعة (Print Area):

  إذا كنت لا ترغب في طباعة ورقة العمل بأكملها، يمكنك تحديد نطاق معين من الخلايا لطباعته. حدد الخلايا المطلوبة، ثم من تبويب "تخطيط الصفحة" (Page Layout) > "منطقة الطباعة" (Print Area) > "تعيين منطقة الطباعة" (Set Print Area).

• تحديد عدد النسخ والصفحات المطلوبة:

  في نافذة الطباعة، يمكنك تحديد عدد النسخ التي تريد طباعتها، وتحديد ما إذا كنت تريد طباعة جميع الصفحات، أو صفحات معينة، أو التحديد الحالي فقط.

ميزات إضافية للطباعة:

• رؤوس الصفوف والأعمدة (Row and Column Headings):

  يمكنك اختيار عرض رؤوس الصفوف (الأرقام) والأعمدة (الأحرف) في المستند المطبوع. هذا مفيد للمراجع.

• الخطوط الشبكية (Gridlines):

  يمكنك اختيار طباعة الخطوط الشبكية التي تفصل بين الخلايا لجعل الجدول أكثر وضوحًا على الورق.

• رقم الصفحة والتاريخ (Page Number and Date):

  يمكنك إدراج رقم الصفحة، التاريخ، الوقت، أو أي نص مخصص في الترويسة (Header) أو التذييل (Footer) لكل صفحة مطبوعة. هذا يُضيف احترافية للمستند.