فصول المقرر

0%

الوحدة 13: تطبيقات متقدمة في Outlook 2016

الأسبوع 13: Outlook – التقويم والمهام

أهداف الوحدة

  • تنظيم وجدولة المهام والمواعيد باستخدام تقويم Outlook.
  • استخدام أدوات المهام والملاحظات لرفع الكفاءة الشخصية والمهنية.
  • إنشاء نظام تصنيف وتنظيم للبريد والمهام داخل بيئة Outlook.
  • تطبيق أساليب فعالة في إدارة الوقت باستخدام الأدوات الرقمية.

1. التقويم (Calendar)

يوفر Outlook تقويمًا مرنًا يسمح لك بـجدولة الاجتماعات، الأحداث، وتعيين التنبيهات، مما يجعله أداة أساسية لإدارة وقتك بفعالية. يمكنك الوصول إلى التقويم من لوحة التنقل في Outlook.

أهم المهام في التقويم:

  • إنشاء أحداث فردية أو متكررة:

    يمكنك جدولة مواعيد لمرة واحدة (مثل اجتماع) أو أحداث تتكرر بانتظام (مثل اجتماع أسبوعي أو يومي). عند إنشاء حدث، يمكنك تحديد التاريخ، الوقت، الموضوع، والموقع.

  • دعوة الآخرين للاجتماعات عبر البريد الإلكتروني:

    ميزة قوية تسمح لك بإرسال دعوات اجتماع إلى جهات اتصالك مباشرة من التقويم. يمكن للمدعوين قبول الدعوة، رفضها، أو اقتراح وقت آخر، مما يسهل تنسيق الجداول الزمنية.

  • تخصيص التذكيرات والتنبيهات:

    يمكنك تعيين تذكيرات للفعاليات قبل موعدها بفترة محددة (مثلاً: 15 دقيقة، ساعة، يوم)، لضمان عدم تفويت أي موعد مهم.

  • دمج تقاويم متعددة (مثل Google Calendar):

    يسمح Outlook بدمج وعرض تقاويم من خدمات أخرى (مثل تقويم Google)، مما يوفر لك نظرة شاملة على جميع مواعيدك في مكان واحد.

مثال على تقويم Outlook

الشكل 1: واجهة تقويم Outlook 2016

رابط إثرائي:

2. المهام (Tasks)

تُمكّنك أداة المهام (Tasks) في Outlook من إنشاء قائمة مهام (To-do List) يمكنك متابعتها بمرونة، مما يساعدك على تنظيم أولوياتك وتتبع تقدمك. يمكنك الوصول إلى المهام من لوحة التنقل في Outlook.

أهم المهام في قسم المهام:

  • إنشاء مهام شخصية أو مرتبطة بالبريد:

    يمكنك إنشاء مهام جديدة من الصفر، أو تحويل رسالة بريد إلكتروني مباشرة إلى مهمة للمتابعة. هذا يضمن عدم نسيان المهام التي تتطلب ردًا أو إجراءً.

  • تعيين تواريخ بدء وانتهاء:

    لكل مهمة، يمكنك تحديد تاريخ البدء وتاريخ الاستحقاق (تاريخ الانتهاء)، مما يساعدك على إدارة جدولك الزمني وتحديد المواعيد النهائية.

  • تحديد الأولوية (عالية – متوسطة – منخفضة):

    يمكنك تعيين مستوى أولوية لكل مهمة، مما يساعدك على التركيز على المهام الأكثر أهمية أولاً.

  • تتبع الإنجاز بنسبة مئوية:

    للمهام الكبيرة، يمكنك تحديث نسبة الإنجاز (مثلاً: 25%، 50% مكتملة)، مما يوفر لك نظرة واضحة على تقدمك.

  • تعيين تذكيرات للمهام:

    مثل التقويم، يمكنك تعيين تذكيرات للمهام لضمان إكمالها في الوقت المحدد.

رابط إثرائي:

3. الملاحظات (Notes)

يوفر Outlook خاصية الملاحظات (Notes)، وهي بديل رقمي للملاحظات الورقية اللاصقة (Sticky Notes). تُستخدم هذه الميزة لـكتابة ملاحظات قصيرة وسريعة يمكنك الرجوع إليها لاحقًا. يمكنك الوصول إلى الملاحظات من لوحة التنقل في Outlook.

أهم الميزات في قسم الملاحظات:

  • كتابة الملاحظات بسرعة:

    بمجرد النقر على "ملاحظة جديدة" (New Note)، يمكنك البدء في الكتابة فورًا، مما يجعلها مثالية لتدوين الأفكار أو المعلومات العابرة.

  • تصنيفها أو ربطها بمهام أو رسائل:

    يمكنك تعيين فئات للملاحظات أو ربطها بعناصر Outlook أخرى مثل رسائل البريد الإلكتروني أو المهام، لسهولة الوصول إليها في السياق المناسب.

  • تنظيمها بطريقة سهلة عبر الواجهة:

    يمكن عرض الملاحظات كقائمة أو كأيقونات صغيرة، مما يسهل تنظيمها والبحث فيها.

رابط إثرائي:

4. الأشخاص (People)

واجهة الأشخاص (People) في Outlook (المعروفة سابقًا باسم "جهات الاتصال") تساعدك على إدارة علاقاتك وجهات اتصالك بطريقة منظمة وفعالة. يمكنك الوصول إلى هذه الواجهة من لوحة التنقل في Outlook.

ما يمكنك فعله في واجهة الأشخاص:

  • إضافة جهة اتصال يدويًا أو تلقائيًا من الرسائل:

    يمكنك إدخال تفاصيل جهات الاتصال يدويًا، أو حفظ جهة اتصال مباشرة من رسالة بريد إلكتروني مستلمة.

  • ربط الرسائل والمواعيد بجهة الاتصال:

    تُمكنك هذه الميزة من رؤية جميع الرسائل المرسلة والمستلمة، والمواعيد المجدولة، والمهام المتعلقة بجهة اتصال معينة في مكان واحد، مما يوفر نظرة شاملة على تاريخ التواصل.

  • إنشاء مجموعات مراسلة جماعية (Contact Groups):

    لإرسال بريد إلكتروني إلى عدة أشخاص بشكل متكرر، يمكنك إنشاء مجموعة جهات اتصال. هذا يوفر الوقت ويضمن إرسال الرسالة إلى جميع الأعضاء المعنيين.

رابط إثرائي:

5. استخدام المجلدات المخصصة

يسمح لك Outlook بـإنشاء مجلدات مخصصة لتنظيم البريد الوارد والصادر، والمهام، وغيرها من العناصر بحسب التصنيفات التي تناسبك. هذا يُعد أساسًا لإنشاء نظام تنظيم فعال.

التطبيقات الرئيسية للمجلدات المخصصة:

  • إنشاء مجلدات لكل مشروع أو جهة:

    يمكنك إنشاء مجلدات فرعية داخل صندوق الوارد (أو أي مجلد آخر) لتصنيف الرسائل المتعلقة بمشاريع معينة، أو عملاء، أو أقسام مختلفة.

  • استخدام القواعد (Rules) لنقل الرسائل تلقائيًا:

    تُعد القواعد ميزة قوية تسمح لك بأتمتة عملية تنظيم البريد. يمكنك إنشاء قاعدة لنقل جميع الرسائل من مرسل معين، أو التي تحتوي على كلمة مفتاحية معينة في الموضوع، إلى مجلد مخصص تلقائيًا.

  • الأرشفة اليدوية أو التلقائية:

    يمكنك نقل الرسائل القديمة أو التي تم الانتهاء منها إلى مجلد الأرشيف يدويًا للحفاظ على صندوق الوارد نظيفًا، أو إعداد قواعد للأرشفة التلقائية.

رابط إثرائي:

مخرجات التعلم المتوقعة:

بعد إتمام هذه الوحدة، يُتوقع من الطالب أن يكون قادرًا على:

  • تنظيم وجدولة المهام والمواعيد باستخدام تقويم Outlook.
  • استخدام أدوات المهام والملاحظات لرفع الكفاءة الشخصية والمهنية.
  • إنشاء نظام تصنيف وتنظيم للبريد والمهام داخل بيئة Outlook.
  • تطبيق أساليب فعالة في إدارة الوقت باستخدام الأدوات الرقمية.

أنشطة تقييم مقترحة:

  • نشاط عملي: قم بإعداد تقويم شهري في Outlook يتضمن 3 اجتماعات متكررة، وموعدين فرديين، مع تعيين تذكيرات لكل منها.
  • مهمة قصيرة: أنشئ قائمة مهام في Outlook تتضمن 5 مهام مختلفة، مع تعيين تواريخ استحقاق وأولويات لكل مهمة. أضف ملاحظة قصيرة لثلاث من هذه المهام.
  • مشروع تطبيقي: قم بإنشاء مجلد مخصص جديد في Outlook باسم "مشاريع جديدة". أنشئ قاعدة لنقل أي رسالة بريد إلكتروني تحتوي على كلمة "مشروع" في الموضوع إلى هذا المجلد تلقائيًا.
  • اختبار إلكتروني: أجب عن أسئلة لقياس مدى إلمامك بأدوات Outlook التنظيمية مثل التقويم، المهام، والملاحظات.
الوحدة السابقة: برنامج البريد الإلكتروني Outlook 2016 الوحدة التالية: الأمن السيبراني والخصوصية